怎么使用Excel和Word联用中的邮件合并功能

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使用Excel和Word联用的邮件合并功能,可以快速、方便地将大量数据打印成文档。下面是一个详细的操作步骤:
1. 打开Excel,在新建工作薄中输入所有需要合并的数据(关键字),并将这些数据放在表格的第一行。
2. 在开始的几行中放置一些接受标准,以便后续处理时能够正确地匹配数据。
3. 将数据输入到Excel中。请确保Excel文件名称不会被更改,否则无法自动识别版本。
4. 在Word中建立需要打印的模板(取名为"word模板")。根据自己的需求进行设计,并保存好这个模板。
5. 接下来要将Excel中每行的数据自动添加到Word模板中对应的位置。打开Word,在菜单栏右键点击并选择"邮件合并"选项,或点击"工具"→"选项"→"常规"→"打开时确认转换"(确保勾选)之后再点击"查看邮件合并工具栏"。
6. 邮件合并工具栏如下图所示:
7. 点击第一个图标“设置文档类型”,按照下图进行操作,并点击确定。
8. 如果你之前在Excel设置了密码,则需要输入密码才能继续操作。
9. 点击第二个图标“打开数据源”,按照下图所示依次进行操作,并确认。
10. 此时,“邮件合并”工具栏上原来灰色的图标现在会亮起来一部分。从左到右依次点击第6个图标“插入域”,选择需要插入的域,并将它们插入到表格对应的位置上。
11. 按照上述方法将所有数据域都插入进去。
12. 插入后,点击第8个图标“查看合并数据”,将显示该位置上对应的内容。请确保所有记录都被正确地导入到Word中。
13. 如果需要对引入的小数位数进行限定,例如对“杂质1”的小数位数进行修改,可以按照以下方法设置:右键点击“杂质1”数据域的位置,在弹出菜单中选择“代码编辑”选项,在代码中加入“# 0.00”。然后再次点击“查看合并数据”。
通过以上步骤,你就可以快速、方便地使用Excel和Word联用的邮件合并功能来打印出符合要求的文档了!
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数据源结构被破坏了。
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因为WORD和EXCEL中的数字保留的数值不一样,你把数值更改一下,保留位数也更改一下,应该就可以了
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日常办公中,有时我们需要使word模板中的固定位置引用Excel中的不同行的数据,并且分别打印进行发放,这时excel中的邮件合并功能就派上用场了。下面以制作报告单为例详细介绍制作过程。
步骤
打开EXCEL,新建工作薄(取名为:excel数据);将所有的键值(关键字)横向输入在表格的第一行。
注意是横向哦,否则合并时word搜索不到!!!
在开始的几行放置一些接受标准;并将数据输入。(下图中标黄色的两行是需要的数据,上面几行是标准)

Word中建立需要打印的模板(取名为word模板);
根据自己的需要将模板建立好,以后就不用再更改了哦!
需要注意:word和excel需要放在一个文件夹中,excel文件名称编辑后就不能再更改了,word名称可以根据需要修改。

接下来就是要将EXCEL中每行的数据自动添加到word模板中对应的位置;
点开word,右键点击菜单栏,出现选型框,选中邮件合并(见下图),使邮件合并工具栏出现。或者点击 工具信函和邮件 显示邮件合并工具栏(见下图)。

邮件合并工具栏如下图:

从左到右,点击第一个设置文档类型,按照下图进行操作,点击确定:

事先在Word的设置 工具选项常规打开时确认转换(打),否则下一步不会出现确认数据源选项。

点击第二个打开数据源,按下图依次进行操作,确认;
(打开时如果你的excel设置了密码,就正常输入密码即可)

这时,邮件合并工具栏上原来灰色的图标现在就亮起来一部分了;
从左到右,点击第6个插入域,选择数据域,分别将以下域插入到表格中对应的需要输入数据的位置上;
以性状为例,先将光标移动到word中性状的结果位置;点击插入域;选择性状数据域,插入;

按上述 方法将所有数据域都插入进去;

插入后,点击第8个查看合并数据,显示域如下:
下图中的定为记录位置显示为1,表示此时模板中的数据为excel表格中的第二行;

我们的有效数据从excel表格中的第6行开始,因此,点击定位记录后面的箭头,将其数字调整至5即可;依此类推。

有时我们需要对引入的数据小数位数进行限定,比如杂质1,excel表格中为0.8,仅一位小数,但我们想引入word后自动变为0.80两位小数,那就需要按如下方法设置。
点击查看合并数据,使数据位置显示如下图所示:

将鼠标移动到杂质1数据域的位置,右键切换域代码;
在后面加入\# 0.00

这次再查看合并数据吧!

全部设置完成后我们想将每一个批号的报告单分别形成一个word文档提取出来,怎么办呢?
点击邮件合并工具栏的倒数第4个图标合并到新文档;

根据自己的需要选择即可,我这里选择的是下图所示,因为excel中只有第6、7行是我需要输出的数据。

点击确定自动生成另外的一个word文档,这个文档中有2页,就是两个批次的报告结果,你可以自己为这个文档进行命名!

如果不需要提取文档,只需要将各个报告单打印即可,那就点击倒数第3个图标合并到打印机,具体操作和上面很相似哦,自己动手试一下吧!
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