政府机关档案分类与企业档案管理分类有什么不同?

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企业档案的分类立卷办法</B> 代 字类目名称代 字类目名称A文书档案类 C会计档案类J基本建设类x声像档案类 W实物档案类T专题档案类</B> (一) 文书档案的分类整理1、归档原则遵循文件的自然形成规律,保持文件的原貌和完整,准确判定文件的保管期限,适应新技术应用的需要,便于保管和利用。按照归档范围的规定,凡应归档的文件必须齐全完整。2、归档整理程序以件为归档单位,逐件整理归档。按分类、装订、排列、编号、装盒、编目的步骤进行。“件”的含义:2.1单份文件,一份文件为一件;2.2各种报表、名册、图册、书刊等,一册(本)为一件;2.3正本与定稿、正件与附件合为一件;2.4文件处理单(表)与被处理文件合为一件;2.5来文与复文合为一件,如果分属不同年度的可分开归档。3、分类按年度---部门---保管期限逐级进行分类。由文件的形成日期决定该份文件的归档年度,即文件的归档年度可与文件内容所针对的年度不一致。4、装订4.1去掉原来文件上会生锈的金属物,用细线或其它对纸张无损害的粘合剂重新将文件订(粘)合。装订时正本在前,定稿在后;复文在前,来文在后。在每页的右下角(背页的左下角)编页码。各单位可自行尝试不同的装订方法,但所选的装订材料不能生锈,不能对纸张产生直接或间接的损害。4.2凡文件尺寸大于A4纸规格的,要按A4纸规格进行折叠或裁剪,小于16开规格及破损的要进行托裱,对字迹模糊的文件要进行复制。4.3在该份文件的正文输入计算机之前,不宜用乳胶或缝纫机来装订(因为会影响以后将该文件拆订、扫描)。5、排列先将归档文件材料按保管期限分开,同一保管期限的文件材料,按照时间先后排列,并且尽可能将关系密切(如同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的)文件材料排列在一起。6、编号6.1在每件档案首页上方的空白处加盖档号章(格式见附图1),并填写有关栏目的内容。6.2档号章的项目及填写内容:类别号:文书档案的类别号为A。期限:即保管期限,分两类,填写“长久”或“短期”。年度:该份档案实际形成的年度,以四位阿拉伯数字标公元纪年。机构:不分机构编档号的单位此栏可不填。件号:以年度为界线,档案在同一保管期限中的排列顺序号;同一年度、同一保管期限的档案只编一个流水号,件号不得重复。6.3在每年归档工作结束后,如发现有其它应归档文件材料未归档,可将该文件排在已归档文件之后编号归档。7、装盒7.1档案编号后,要按照编号顺序装入档案盒(新格式),并在盒的脊背填写“档号”。(样式见附图3)。每一个档案盒内只能装入同一年度、同一部门、同一保管期限的文件。7.2填写盒内文件备考表。盒内文件情况说明:主要用于填写本盒内文件缺损、修改、补充、销毁等需要说明的情况,如无上述情况,可暂不填写。整理人:填写本盒文件材料整理归档人姓名。日期:填写归档的年、月、日。8、编目8.1编制《档案目录》8.1.1《档案目录》由“目录夹封面和脊背”、“归档情况登记表”、“归档说明”、“归档文件目录”四部分构成。8.1.2“目录夹封面”(格式见附图4)内容应包括单位名称、单位代码、类别、机构、期限、年度等六个基本项目;“目录盒脊背”(格式见附图2)项目由单位代码、类别号、机构、期限、年度等五个基本项目组成。8.1.3“归档情况登记表”(格式见附图5)内容包括:年度、保管期限、件数、保管单位和姓名、接收单位和姓名、备注。不同的保管期限分开不同的登记表填写。8.1.4“归档说明”的内容包括:本年度立档单位主要工作概况,本年度内设机构及主要领导人变化情况;本年度文书归档情况(含归档工作的组织情况、文件材料完整与否、档案数量、有何缺陷和问题等)。8.1.5“归档文件目录”(格式见附图6)应包括以下基本项目:件号、责任者、文号、题名、日期、页数,需要时还可增加其它项目,如“文件格式”。件号:参见6.2。责任者:制发文件的组织或个人,即文件的署名者或发文机关。文号:文件的发文字号。题名:即文件的标题,一般应照实抄录。原文没有标题的应当加拟标题,外加“[ ]”号;原文有标题但不能说明文件内容的,应重拟标题,重拟标题外加“ [ ]”号,附于原标题之后。日期:指文件形成的日期。填写时可省略“年”、“月”、“日”字,在表示年、月数字的右下角加“.”号或“-”号,以四位阿拉伯数据表示公元纪年。页数:指每一份归档文件本身的有效页面数。文件格式:指归档文件对应的电子文件格式,如:doc、xls、ppt、jpg、txt、wps、pdf等。8.1.6各种保管期限的归档文件目录,按不同的保管期限分开装订在不同的目录夹,连年续订,直到该目录夹装满。8.1.7“归档文件目录”应一式二份,其中一份移交图书档案中心。8.2编制其它检索工具。各单位应根据实际需要,选择编制一些其它的档案检索工具,如“文号档号对照表”、各种常用的专题目录等,以方便日常手工检索。9、电子文件管理9.1各单位档案室日常在收集应归档纸质文件的同时,要收集对应的电子文件,对电子文件进行集中统一保管,并建立相应的移交电子文件签名确认制度,以确保电子文件的真实。9.2图书档案中心要采取适当措施,确保机读目录和电子文件的安全,要及时用光盘或磁带机等进行备份,要求至少备份两套,一套用于封存保管,一套供查阅使用。9.3各单位统一使用图书档案中心(以下简称中心)设计的档案管理系统,统一将数据传送到中心的档案数据库服务器,中心为每个单位建立一个单独的数据库以确保数据的保密性。另外中心应定期对各单位的档案数据进行汇总。9.4处理电子文件,应使用WPS OFFICE或MS OFFICE,形成通用的电子文件格式,如doc、xls、mdb、ppt、jpg、txt、wps、pdf等;扫描原文的电子文件格式为:jpg。9.5为方便以后利用计算机进行全文查阅,要求各单位在进行电子文件导入时在“备注”栏填写此份电子文件的关键字。档案管理系统在执行文件导入时会自动将文件全文写入数据库,同时会在本机的指定目录留下文件副本,其文件名与档号相同。9.6一般情况下,图书档案中心使用一套数据库副本供查阅,另一套数据封存且不得外借。
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机关档案分类方法的确定

机关档案的分类应遵循机关文件材料形成的客观规律,保持机关文件材料归档工作的成果及其与机关档案工作的自然联系。现行机关档案分类的层次一般为二到三层,每一层次必须使用一个划分原则,不得交叉使用多个划分原则:

1、第一层次。应以机关档案的门类(载体)为划分原则确定机关档案的大类。即将本机关所有的档案按不同的档案门类和载体划分为文书档案、科技档案和若干专门档案(包括特殊载体的专门档案)。

2、第二、三层次。每一大类(机关档案门类)内以各类档案的立卷特征为划分原则,分别进行分类。如文书档案类内可按本机关文件材料归档时使用的分类法(年度--机构(问题)--保管期限或保管期限--年度--机构(问题))为划分原则设定类别;科技档案类内应按问题原则分为基建、设备、产品和科研四个类;会计档案先按会计项目分类,然后按年度--会计文件的名称(形式)分别分为报表、帐册、凭证三个类;照片档案和磁性载体档案按年度--问题设类,等等。

工业企业档案分类编号规则DB37/T180
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